交通部民用航空局金門航空站文書流程管理作業要點

民國102年7月25日金站總字第 1020003567 號函訂定

一、            為提高本站公文處理效率及品質，依據行政院秘書處「文書處理手冊」及行政院研究發展考核委員會「文書流程管理作業規範」訂定本要點。

二、     公文處理時限：

(一)   主任交辦案件、急要公文應隨到隨辦，並視案情親持辦理。

(二)   一般公文：

１、       最速件：1日。

２、       速件：3日。

３、       普通件：6日。

４、       來文之處理速別與公文性質不符者，得經由收文單位主管或指定之授權人員核定後調整來文處理速別。

(三)      限期公文：

１、       來文或依其他規定訂有期限之公文，依其規定期限辦理。

２、       收文時已逾文中所訂期限，以普通件處理時限辦理。

３、       來文如有2個以上不同期限者，以最後期限為預定結案日期進行管制，其間若須發文則以創稿或原案附號管制處理。

４、       變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。

(四)      需回覆公文：來文請求回覆但未明訂期限者，以來文速別為處理時限，惟需追蹤至實質辦結。

(五)      開會通知單：

１、       以來文指定之開會日期為處理時限。

２、       收文時已逾開會日期，以普通件處理時限辦理。

３、       本站召開會議之會議紀錄應於會後5日內辦結。

(六)      會辦公文：最速件、速件公文之受會處理時限為1日，普通件公文之受會處理時限為2日。

(七)      涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需30日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。

(八)      各單位因應業務需要辦理之特定類別公文，難於來文速別時限內辦結，其性質及複雜程度又未符專案管制要件，且數量偏多，得簽奉核准為特殊性案件並訂定處理時限，惟仍依一般公文原則管制統計。

(九)      立法委員之質詢案件、部(次)長、局長交辦案件及媒體處理擬復期限為1日、專案及施政質詢案件擬復期限為5日，並應依「行政院及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」辦理。

(十)      人民陳情案件依「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」與本站處理人民陳情案件要點相關規定辦理。

(十一)  人民申請案件依行政程序法及本站各類人民申請案件相關規定辦理。各業務單位應按其性質區分類別、項目，分別訂定處理時限，並公布於本站網站。

(十二)  訴願案件依訴願法規辦理。

(十三)  監察案件：

１、       監察院糾正案、調查意見函請改善案及委託調查案件，依「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意事項」規定辦理。

２、       監察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者，依公文所訂期限辦理；未敘明辦理期限者，以發文日起2個月為期限。

三、     各類公文之處理時限，除限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或其他依法令另有規定者外，均不含假日。

四、     公文管制方式：

(一)      一般公文之處理採以「文」管制方式。

(二)      限期公文、需回覆公文、開會通知單、專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件或其他指定案件之處理採以「案」管制方式。

(三)      以「案」管制案件處理過程中，凡屬蒐集資料、通知補件、會議(商)、請釋(示)、查詢等機關(單位)間公文往返等文件，應創稿處理，原文號需全案辦畢後始可銷號。

五、     公文登錄及收、分文注意事項：

(一)      文書人員應依一般公文、立委質詢案件、人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件及監察案件之公文性質正確分類並登錄本站公文管理系統(以下簡稱公文系統)。

(二)      收、分文時間不得逾半日，每日下班2小時前收到之公文應於當日編號登錄並分送承辦單位，急要公文並應隨到隨分辦。

(三)      公文如涉及兩單位以上業務，由該文比重較重或分列項目較多之單位主政；如兩單位之份量、項目均相同者，以來文所述之首項業務辦理單位為主辦單位。惟內容如屬任務編組或依分層負責明細表明訂有彙辦工作項目之單位，優先分文予案關之窗口單位或分層負責明細表列屬彙辦性質之單位主辦。

(四)      公文從收文(創簽稿)至歸檔之處理過程均應於公文系統正確登錄，如因時效緊急未先登錄流程，應予補登。

六、     公文改分注意事項：

(一)      收文後認為非屬本單位權責，應速以改分移文單敘明理由及改分單位，經單位主管核可後，移送建議改分單位或退還分文單位改分，不得留置或逕予退件。

(二)      公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位，單位間有分文爭議，單位主管人員應先行協調，如獲共識，應逕移文收文單位以免影響公文辦理時效，倘仍未獲共識，始可移請文書單位陳請主任或其指定專人協調判定。

(三)      改分公文之管制及統計仍以總收文原登錄收文日期為起算點。

七、            會辦公文注意事項：

(一)   會2個(含)以上單位，應使用「簽稿會核單」。

(二)   公文同時會2個單位，應順移層轉會辦，會辦單位達3個(含)以上，應同時分會。

(三)   受會單位應依專業及職掌簽擬會辦意見，不得逕予退件或拒不會辦。

(四)   受會單位倘有意見，應送回主辦單位綜整後再陳主任。

八、            機密文書處理注意事項：

(一)   機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
各單位處理機密文書，應依國家機密保護法與其施行細則、文書處理手冊及相關法規辦理。

(二)   國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。
不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機密等級。普通文書與機密文書合併使用或處理，應以機密文書方式處理。

(三)   各單位應指定密件專責人員辦理機密文書相關作業。

(四)   機密文書應註記解密日期或條件。

(五)   機密文書非必要不得複製，亦不會簽(稿)；倘確需會簽(稿)，應儘量減少會簽(稿)人數，並將與該會簽(稿)單位無關之公文、附件部分抽離，同時儘量免用或減少副本。

(六)   機關內機密文書之傳遞應使用密件傳遞封套，並於封口處蓋章。對外發文時應裝於雙封套內，內封套加蓋機密等級並密封，外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。歸檔時應使用機密檔案專用封套。

九、     公文陳核主任注意事項：

(一)      公文於單位內部陳核時已有較多修改，應清稿再陳。

(二)      所有陳核之公文書皆需登錄公文系統，如因時效緊急不及辦理，應於事後補登。

(三)      陳核之存查公文一律使用「存查案件批示單」。

(四)      簽辦公文應使用正式「簽」，不可使用「便簽」。

(五)      出席站外重要會議，應於會後3日內將「出席會議報告單.doc / 出席會議報告單.odt」及相關資料陳核主任。

十、            其他公文處理注意事項：

(一)   簽辦民用航空局交辦事項之公文，應清楚列出指示依據。重要公文應由主管親自確認並簽名。

(二)   各級主管批核公文應明確、迅捷，如有任何指示，應明白告知該承辦人重擬、更改或銷案。

(三)   公文中「金額」、「數據」或重要內容倘經修改，應於修改處蓋章以示負責

(四)   於公文面簽名或蓋章應加註日期、時間。

(五)   承辦人員或核稿人員差、假時，應由職務代理人代辦。

(六)   公文不可先存查銷號再以影本續辦。

(七)   站內各單位間洽辦公務，應採電子郵件、便簽、會辦等方式，避免行文處理。

(八)   公文正、副本欄位應填列受文機關或人員，如有需說明或辦理事項，應撰寫於公文內文；並應避免發送不必要的公文副本。

(九)   數字使用應依「公文書橫式書寫數字使用原則」辦理。

(十)   公文及附件紙張使用以A4為原則，A3為例外。撰寫方式以直式橫書為原則，橫式橫書為例外。

十一、 公文稽催：

(一)      每日稽催：將屆處理時限或已逾處理時限之公文，公文系統每日進行稽催。

(二)      每週稽催：每週由總務組就逾期公文進行稽催，各單位應於收到稽催報表3日內填復辦理情形。

十二、 公文展期：

(一)      一般公文未能於處理時限內辦結者，承辦人應辦理展期。

(二)      公文展期最多2次，每次最多14天，並於公文系統申請。

１、       7日內：單位主管。

２、       7日以上至14日：主任。(申請應由單位主管審核後再陳主任核可)

(三)      限期公文無法於來文指定期限辦結者，經協調來文機關同意修改處理時限，並填寫「展期申請單」，簽奉單位主管核定，由單位文書人員於公文系統申請修改限辦日期。

(四)      公文展期資料於公文系統留存備查，紙本申請資料由總務組留存1年。

(五)   人民陳情案件、人民申請案件、訴願案件及監察案件等另訂有展期規定者，依其規定辦理。

十三、  專案管制：

(一)   專案管制須於原件處理時限屆期前依規定於公文系統提出申請，訂定作業時程及預定完成時間，以書面陳核，經總務組審核後陳送主任核准，申請單併公文歸檔。

(二)   未能在規定期限內辦結者，應在屆滿處理時限前辦理展期，並重新填具專案管制案件(展期)申請單，修正作業時程及預定完成時間，經總務組審核陳送主任核准，展期申請單亦併公文歸檔。

(三)   總務組應列管專案管制案件，定期提報辦理情形，並依承辦人之結案公文資料作為解除列管依據。

(四)   限期公文、開會通知單、立法委員質詢案件、人民陳情案件、訴願案件、人民申請案件及監察案件不可申請專案管制。

十四、  文書流程管理權責：
本站同仁應基於自我主動及全面管理原則，掌握時效，積極處理公文，並配合總務組及本單位文書人員之公文查催管制等作業，同時主動檢討作業程序，簡化工作流程。

(一)      單位主管：

１、       負責督導本單位文書流程管理事項。

２、       公文逾期情形嚴重者，應督促承辦單位儘速處理，必要時應予懲處。

３、       公文有改分爭議時應與相關單位人員協調。

４、       將本單位人員處理公文績效表現列為年度工作考績與績效考評之參考依據。

５、       應教導承辦人公文處理原則及方法，並督導承辦公文應實質辦結，以維公文時效及品質。

６、       對即將到期及已逾期公文而尚未辦理展期者，應督促承辦人依規定妥適處理。逾期嚴重者應即督促承辦人儘速辦結。

７、       視需要適當調配人力，並落實職務代理制度，督促各代理人確實於時限內辦妥應代辦公文，避免積壓公文情事。

(二)      承辦人員：

１、       承辦之公文均應登錄公文系統納入管制，並在處理時限內辦結；對於無法於期限內辦結者，應依規定申請公文展期或專案管制。

２、       自簽辦之日起至發文或存查之日止，應主動注意各階段之公文處理情形，必要時應親持辦理或適時查催。

３、       接獲逾期公文稽催通知，如尚未陳核應儘速辦理，若已陳核應檢視公文流程，檢查公文尚未辦結之癥結並優先採相關積極作為如親持等，不宜先辦理展期以美化公文處理狀態。

４、   具以案管制性質案件，應辦理查催至實質結案，不可轉文或存查後即置之不理。

５、       結案之以案管制公文，由承辦人自行填復處理情形解除列管。

６、       差、假時應請職務代理人代為處理公文，以避免積壓情事。

(三)      文書人員：

１、   即時處理公文收文、分辦、送會、會畢、陳核、送繕及歸檔等作業。

２、   每日針對本機關(單位)即將到期公文提醒承辦人儘快辦結、申請展期或專案管制；對逾限案件未依規定辦理展期者，持續查催承辦人，並將情形陳報主管。

３、   對嚴重逾期之未辦結案件，應立即主動陳報單位主管處理。

(四)      總務組：

１、       負責綜合督導、管理本站各單位文書流程管理相關工作。

２、       每日由系統發送逾期公文稽催報表送各單位查催，並進行分析檢討。

３、       對下列案件進行逾期原因分析檢討，並視需要提站務會報：

(１) 處理天數超過14日且未於處理時限辦結之已結案件。

(２) 處理天數超過14天且未申請展期或專案管制之未結案件。

(３) 受會天數超過3天之未結案件。

(４) 其他處理情形異常有必要進行分析檢討案件。

４、       每季召開文書流程管理會議、辦理教育訓練及宣導。

５、       按月將本站各單位公文辦理情形予以統計、分析、公布並提站務會報。

十五、 本站各單位承辦人員處理文書作業獎勵機制：

(一)      各單位於年度結束，依人數比例推薦辦理公文績優人員推薦表(如表1)，送本站總務組彙整審核(如表2)，並排序計分，提經本站考績委員會審議，並簽奉主任核定後，依下列獎勵標準辦理敘獎：

１、       審核分數達85分以上者，嘉獎2次。

２、       審核分數達80分以上未滿85分者，嘉獎1次。

３、       審核分數未達80分者不予獎勵。

(二)      各單位依前項規定推薦之績優人員，以承辦重要業務或工作績效優良者為優先，並應符合下列資格條件：

１、       受推薦人員新收文件數及創稿件數之總和，不得低於當期本站全部承辦人員平均件數。

２、       受推薦人員公文發文平均使用天數，不得逾該單位公文發文平均使用天數。

３、       無受理會稿逾3日及公文逾14日尚未辦結案件之情事者。

４、       對辦畢案件並無超過5日以上尚未歸檔之情事者。

(三)      為提升人民陳情案滿意度，凡處理人民陳情案績效優良者，另立項目以加分採計納於「公文處理績優人員遴選審核評分表」。

十六、  公文處理有下列情事，致使人民權益受損或影響本站公文處理績效及形象者，由總務組簽辦議處：

(一)      無故積壓公文情形嚴重者。

(二)      對分文推諉拒收，或有異議卻未依規定辦理移文致延宕時效者。

(三)      對逾期待辦案件經催辦仍不辦理者。

(四)      應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。

(五)      差、假未將待辦公文移請代理人接辦，或代理人未能負起代理職責致延宕處理時效者。

(六)      損毀、棄置、遺失公文或檔案者。

(七)   其他違反文書流程管理相關規定情節重大者。

十七、  本要點自奉核定日實施。